• Receita e tarifasPeça as tarifas do dia, a disponibilidade real para uma data, um conselho sobre o preço. O agente lê os números da propriedade e sugere a jogada, sem abrir um único painel.
• Reservas e disponibilidadeConsulte e altere as reservas dos canais ligados. Um pedido na conversa, e o agente trabalha onde é preciso.
• Hóspedes e mensagensResponda aos hóspedes em qualquer língua. Dita o sentido da mensagem: o agente escreve-a, traduz e envia no tom certo, sempre dentro das suas regras.
• Operacional e limpezasLimpezas, check-ins, tarefas e lembretes na mesma conversa. Assinala uma avaria, abre uma tarefa, liberta um turno: fica tudo registado.
• Escreva como lhe sai naturalmenteTexto, nota de voz, foto de uma avaria, documento de um hóspede, um vídeo curto. O ArmoLink™ percebe cada formato e age em conformidade.

Nada a instalar além do Telegram. Abre a conversa e começa: funciona desde o primeiro dia.

• Identidade e vozO nome comercial da propriedade, o nome do assistente, as línguas em que deve responder e o tom de voz que querem: caloroso, formal, essencial.
• Contactos e horáriosEmail e telefone para as escalações, os horários de receção e a faixa noturna, o endereço onde receber os avisos de serviço. É isto que faz o agente passar a mão no momento certo.
• O vosso gestor de reservasUm acesso dedicado à vossa conta: é assim que o agente lê reservas, disponibilidade e tarifas diretamente do sistema. Se preferirem, guiamos-vos na criação do utilizador.
• Canais com os hóspedesO número WhatsApp Business da propriedade e a confirmação de que têm acesso ao perfil associado. O WhatsApp é o canal principal: os hóspedes escrevem para o número e recebem resposta em segundos.

Três passos e mais nada: reúnem, enviam, entram no ar.

• As regras são o comportamentoComo se deve comportar: o que pode fazer sozinho, o que deve dizer, quando vos deve chamar. «Podes vender o pequeno-almoço a 8 € por pessoa.» «Se um hóspede pedir fatura, recolhe os dados e avisa a equipa.»
• Os detalhes são os factosOs factos verdadeiros de cada unidade: a morada, os horários, a palavra-passe do Wi-Fi, os códigos. Preenchem-se uma vez, unidade a unidade. Regras e detalhes nunca se misturam.
• Uma regra, uma fraseEscrevam como falariam a um colega novo: uma instrução de cada vez, numa frase, sem «ses» encaixados. Duas regras que se contradizem param o agente mais do que uma regra que falta.
• Quando o agente paraSempre que passa a mão, o registo diz porquê. Leiam essas escalações: são a lista exata das regras que vos faltam.

Regras e detalhes escrevem-se nos Controlos, em duas listas separadas.

• A regra«Não lida» é do agente; «lida» quer dizer que alguém já pegou nela. O estado da mensagem é a fronteira que mantém separadas as duas mãos na mesma conversa.
• Porque funciona assimO hóspede nunca recebe duas respostas diferentes à mesma mensagem, uma do agente e outra de uma pessoa. E o controlo fica vosso: decidem, mensagem a mensagem, o que deixar ao agente.
• O que acontece de factoÉ a causa número um das queixas «o agente não responde». Basta abrir a conversa, nem que seja para dar uma olhadela: nesse instante o sistema marca as mensagens como lidas, e para o agente a mensagem deixou de ser dele.
• O que fazerSe querem que seja ele a responder, voltem a pôr a mensagem em «não lida» e deixem-na assim. Um gesto só, um segundo.

A mesma regra vale em todos os canais que passam pelo gestor de reservas.

• O que o hóspede encontraOs serviços da propriedade, o manual da casa, os códigos de acesso e a abertura da porta quando a unidade tem uma fechadura ligada.
• Um endereço, o vosso sinalA organização tem um único endereço de portal. Nele põem um logótipo ou um texto, nunca ambos; sem nenhum dos dois, o portal mostra o nome comercial.
• As regras também valem aquiO portal não é um atalho: um pedido fora da estadia, ou retido por uma regra vossa, fica retido exatamente como ficaria na conversa.
• Fica tudo escritoCada sessão e cada abertura deixam uma linha: quem pediu, quando e como terminou. Desligado, o endereço deixa de responder aos hóspedes.

Configura-se nos Controlos, no separador ArmoPortal™.

• O que o caso trazTudo: o motivo, a mensagem que a despoletou, a resposta que o agente tinha em mão, o risco que calculou, o hóspede, a reserva e a conversa inteira.
• Responder ao hóspedeResponde-se de dentro do caso, na mesma conversa. Também pode silenciar o agente nesse fio por umas horas, se preferir levar o assunto até ao fim à mão.
• A nota de resoluçãoÉ obrigatória e não é burocracia: o agente aprende com essas linhas. «Liguei ao hóspede, o código estava velho, atualizei na unidade» vira mais uma regra; uma nota vazia não ensina nada.
• ClassificarPrioridade, classe e tipo de risco escrevem-se à mão, com as suas palavras. Servem-lhe para filtrar a fila e servem-nos para ver onde o agente para mais vezes.

As escalations desta semana são a lista das regras que lhe faltam.

• Onde se abreDefinições → Reportes → Novo reporte. Escolha a categoria (erro, problema, ideia), escreva o assunto numa linha e o resto por baixo.
• O que escreverO que estava a fazer, o que esperava e o que aconteceu. Se for sobre uma conversa ou uma reserva, cole o número: leva-nos exatamente ao ponto.
• O que acontece depoisO ticket ganha um estado e uma prioridade. Vê os dois na mesma página, junto com o que respondemos: nenhuma resposta se perde numa caixa de correio.
• Quando é caso de e-mailPara o plano, uma fatura ou uma questão comercial há o botão de assistência na página Assinatura: esse escreve direto à equipa, não abre ticket.

Um ticket bem escrito fecha num dia; um escrito à pressa volta a perguntar.

• Como convidarDefinições → Organização → Novo membro. Nome, e-mail e papel; a pessoa recebe o convite e escolhe a própria palavra-passe.
• ViewerLê tudo o que o produto mostra — conversas, escalations, números — e não muda nada. É o papel certo para quem precisa entender, não decidir.
• ManagerO papel operacional: escreve regras, muda automações, gere unidades e fecha escalations. Não toca em credenciais de integrações nem na assinatura.
• Admin e ownerO admin acrescenta a isso as credenciais e as integrações. O owner é o único que mexe na assinatura e nos pagamentos: um por organização, e é quem responde pela fatura.

Mudar o papel de alguém diz-lhe, antes de gravar, o que essa pessoa passa e deixa de poder fazer.

• Plano e extraO plano credita ArmoCredits™ a cada renovação. Se acabarem antes, gastam-se os extra: pacotes que compra quando precisa e que ficam na conta até serem usados.
• Onde se leemNa Panorâmica: quantos o período consumiu, quantos custa em média uma decisão, quanto valem em euros ao seu preço e quantos lhe restam.
• Quando estão a acabarAbaixo de um limiar aparece o aviso no topo do produto. Pode ligar a recarga automática na Assinatura: quando o saldo desce, o pacote escolhido compra-se sozinho.
• Se acabarem mesmoO agente deixa de responder aos hóspedes: não responde mal — não responde. É a proteção que evita uma conta que ninguém autorizou, e resolve-se recarregando.

Uma organização arrumada gasta menos: regras bem escritas encurtam cada raciocínio.